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企业费控管理的难点在哪?如何破解?

时间:2022-10-08 02:15:29   | 作者:火狐全站APP官网登录 浏览次数:3次

  疫情反复常态环境下,企业管理层都在思考:采取哪些举措有利于降低企业生产经营成本?

  而想要降低成本,就不得不提到企业费控管理。大多数中小企业还在采用手工方式管理,没有形成系统化的预算和报销系统,导致管理效率低下,预算管控不及时。

  企业的预算、报销管理和企业的经营息息相关,传统的手工记账方式效率低,给各部门的日常运行带来了很多问题,影响了企业管理效率,困扰着各个部门。

  ①领导层:企业管理层无法及时获取相关经营数据,不知道哪些部门花了哪些钱,花了多少钱,只能每月等待财务出报表,等出报表时才发现预算已经严重超支,导致后面的款项就搁置了。

  ②业务部门:采购部门拟好的采购入库单要给供应商付款,领导出差了还没签字审批或财务审核速度慢或超预算,导致款项迟迟没付出去。

  ③财务部门:财务部门面临着月初月末结账出报表的压力,公司人员填写的报销单、提交的发票,财务部门都需要审核以及手工录入每一笔凭证,导致效率低下,出错率也高,重复性工作极多,浪费大量人力来处理这些基础工作。

  不同费用有不同的管理制度,员工没法及时了解所有的管理制度,费用支出的合理性得不到有效控制,报销规定不能即时查询,导致出错率较高,一个流程可能需要反复提交,影响财务部门核算,效率低下。

  有时甚至会出现无法报销的情况,导致员工与财务部门出现矛盾,大量制度无法有效执行,审批过程也很难规范。

  手工报销模式下,员工为处理报销需多次找业务领导进行审批,审批之后还需要到财务进行报账,大量占用有效工作时间。这也导致员工报销效率低,报销周期长,导致入账存在严重的滞后性和跨期问题,例如,有的差旅报销,后面附的机票、发票日期与记账日期相差较大,有的可能长达半年甚至一年的跨度。

  在审批过程中,由于大量的数据没有电子化、系统化,费用的发生汇总与统计分析往往滞后,无法做到实时掌控。

  在传统手工记账方式下,费用申请及报销单据采用纸质形式,无法长期保存,无法进行多年数据的分析比对,查询历史数据难度大。

  财务部门需要对于员工提供的报销单据进行审批,验证票据真伪,同时还需要进行编制记账凭证,大量的手工账单,且由于流程反复而重复工作,导致管理效率低下。

  采用传统的手工记账方式,和很多外部第三方提供的财务、费用相关的各类应用没有相应接口,无法实现高效的统一登录、数据多点应用等。

  友为费控管理系统能轻松解决这些难题,它能帮助企业高效制定预算,费用事前申请和事后报销都有清晰的流程,审批流程化,更加高效。

  企业可以在系统主页设置显示差旅费标准,当员工在提交报销申请的时候,就能清楚知道他们公费支出的规则,以便他们遵守该规则,更快地报销相关费用。财务团队能有据可依地批准或拒绝员工的报销申请。高级管理人员能准确计算企业内部的差旅和费用支出,从而更好地控制成本。

  报销审批流程也更加智能化,如果员工报销中有部分事项填写不准确,审批的主管或财务人员可以进行补正,修改不准确的部分,不必打回重新提交,提高了审批效率。

  友为费控管理系统可以实现线上实时审批,不用找领导面对面处理审批,系统适用于手机、平板、电脑等多种终端,员工可以实时协作,随时随地移动办公。领导和财务人员可以随时随地处理审批单,大大缩短了报销周期,提升了报销效率,使员工从繁琐的报销流程中解放出来。

  友为费控管理系统还能提供多维度、全视角、自定义的数据分析报告,系统自动对各种数据进行汇总统计、分摊核算,以保证数据后期容易被搜索、查询、统计分析,并可设置相应的管理权限。

  友为费控管理系统全程电子化管理,费用申请和报销在线提交即可,附件可上传电子发票或纸质发票的照片,所有的申请和报销记录都能随时查询。

  友为费控管理系统还支持智能发票识别,能减轻财务部门的工作量。支持增值税普通发票、增值税专用发票、高铁票、飞机票等OCR识别,支持查验发票真伪、录入比对,避免重复报销,自动进行价税分离,简化录入。

  而且在手机端就能操作,便捷高效,支持jpg、png、pdf、ofd等多种格式上传,兼容性强。

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